Nhiều tổ chức không thiếu ý tưởng hoặc thậm chí một số công ty lớn có thể có hàng trăm ý tưởng nhưng chúng bị kẹt ở đâu đó giữa những người đưa ra ý tưởng và những người ra quyết định. Nếu việc nhận được ý tưởng mới không phải là vấn đề, vậy tại sao các tổ chức lại nỗ lực bổ sung cho các ý tưởng?
Trên thực tế còn nhiều điều hơn thế nữa. Vấn đề này nảy sinh khi tập trung quá nhiều vào việc tạo ra các ý tưởng và không tập trung vào việc chọn ra những ý tưởng tốt nhất và phát triển chúng thêm, cả hai đều là những phần cơ bản của việc thực hiện đúng ý tưởng. Bằng cách này, sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn cho việc lên ý tưởng.
Vì thế, hôm nay chúng tôi sẽ giúp bạn tránh những sai lầm như vậy và làm cho lý tưởng phù hợp với bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào tìm hiểu ý tưởng là gì, cách giúp bạn xác định đúng và tại sao phải tiếp cận nó một cách toàn diện, có hệ thống.
Lên ý tưởng là gì?
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách làm rõ thuật ngữ ý tưởng, vì nó thường bị nhầm lẫn khi sử dụng thay thế cho các thuật ngữ khác như động não và tạo ý tưởng. Mặc dù chúng không sai nhưng đây đơn giản chỉ là một phần của quá trình toàn diện hơn gọi là lý tưởng hóa.
Lên ý tưởng là quá trình sáng tạo để tạo ra, phát triển và truyền đạt các ý tưởng. Điều quan trọng cần lưu ý là những ý tưởng này không nhất thiết phải mới hoàn toàn. Bạn có thể lập ý tưởng để giải quyết các vấn đề cụ thể, xem xét các cách mới để thực hiện giải pháp hoặc thậm chí thu thập phản hồi và đánh giá các ý tưởng.
Như bạn có thể thấy, lên ý tưởng không chỉ là một lần nảy ra ý tưởng hay một buổi động não. Trên thực tế, chúng ta có thể chia ý tưởng thành ba giai đoạn sau: xác định, chọn lọc và phát triển. Để có thể hiểu một cách rõ ràng hơn, chúng tôi sẽ minh họa bên dưới quá trình hình thành ý tưởng.
Ý tưởng không chỉ là một lần tạo ra ý tưởng hoặc một phiên động não
Lý tưởng bắt đầu với việc hình thành ý tưởng nhưng bản thân quá trình này bắt đầu sớm hơn là khi bạn định nghĩa và xác định vấn đề hoặc các tính chất của nó. Để giúp truyền đạt ý tưởng, bạn có thể có nhiều hoạt động khác nhau như động não hoặc thử thách ý tưởng.
Tiếc thay, đối với một số người, đây là nơi ý tưởng dừng lại và các nút thắt được tạo ra. Trên thực tế, lý tưởng sẽ không dừng lại khi bạn nảy ra ý tưởng. Chúng phải được đánh giá, sàng lọc, lựa chọn và phát triển. Rốt cuộc, một ý tưởng có giá trị gì trừ khi bạn có thể thực hiện nó và làm cho nó thành công?
Điều quan trọng ở đây là sự đổi mới và lý tưởng phải có mặt trong công việc hàng ngày của nhân viên. Bạn sẽ thấy kết quả khi kiên trì thực hiện những phương pháp này nhưng chỉ riêng lý tưởng sẽ không giải quyết được mọi thứ. Thay vào đó, bạn nên thực hành liên tục việc quản lý ý tưởng trên mọi cách và hãy sử dụng ý tưởng để nâng cao kết quả của mình.
Mặc dù chúng có thể có những điểm tương đồng nhưng việc quản lý ý tưởng không giống với việc lên ý tưởng. Ý tưởng tập trung hơn, liên kết với một vấn đề hoặc tính chất cụ thể, trong khi việc lên ý tưởng được thực hiện ở cấp độ của tổ chức. Điều này không làm cho lý tưởng trở nên kém giá trị, vì vậy hãy xem tại sao lý tưởng lại quan trọng đối với một tổ chức.
Tại sao lý tưởng lại quan trọng?
Như đã đề cập trước đó, các ý tưởng thúc đẩy sự đổi mới giúp cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, thúc đẩy hoạt động kinh doanh mới và giúp bạn tiến lên phía trước.
Trong khi lý tưởng thường được thảo luận trong bối cảnh của tư duy thiết kế, chúng ta nên đề cập những lợi ích vượt ra ngoài sự phát triển sản phẩm.
Ý tưởng rất hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau và phát hiện ra các tính chất tác động đến toàn bộ tổ chức. Chúng ta nên xem ý tưởng không chỉ là một “hộp thư góp ý” mà nên tích hợp nó vào kế hoạch của toàn tổ chức.
Hãy thu hẹp nó lại và xem xét một số lợi ích cụ thể của ý tưởng:
- Nó có thể giúp tăng cơ hội đổi mới
Nhìn chung, một ý tưởng tốt là khi chúng có khả năng biến thành thứ gì đó mang lại giá trị cho tổ chức và khách hàng. Một trong những lợi ích của lý tưởng là bạn có thể tạo ra rất nhiều ý tưởng và khi bạn có nhiều ý tưởng hơn đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều cơ hội để lên ý tưởng tốt hơn.
Cách tốt nhất để đạt được những ý tưởng hay là có nhiều ý tưởng để lựa chọn. Bạn cũng có thể không tránh khỏi những ý tưởng xấu nhưng nếu bạn tổ chức quá trình hình thành ý tưởng bao gồm đánh giá và sàng lọc, bạn có thể chọn lọc những ý tưởng có tiềm năng cao hơn cho các kết quả đổi mới và ngay cả khi thất bại, bạn vẫn sẽ có ý tưởng tốt hơn về những thách thức quan trọng hàng đầu trong tổ chức.
- Ý tưởng có thể mang lại những quan điểm và cách suy nghĩ khác nhau
Mục đích của lý tưởng và kết quả sẽ ảnh hưởng đến kiểu lý tưởng mà bạn sẽ tập hợp lại với nhau. Như bạn sẽ thấy ở phần sau của bài viết này, để có kết quả tốt nhất bạn nên tham gia vào nhiều người khác nhau để có nền tảng và kinh nghiệm khác nhau trong quá trình hình thành ý tưởng.
Hơn nữa, không giống như hộp gợi ý, ý tưởng có thể trở nên hỗn loạn và không cho phép con người tương tác. Thông qua quá trình hình thành ý tưởng, bạn sẽ mang đến cho mọi người cơ hội trao đổi ý tưởng một cách minh bạch và xây dựng ý tưởng của nhau thông qua các phản hồi và đánh giá.
Khi giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc cố gắng đưa ra các giải pháp hay đề xuất ra cách mới để tiếp cận một vấn đề đôi khi khiến chúng ta mặc cảm. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể nhìn nhận vấn đề được trình bày một cách khách quan ở mọi góc độ nhưng kiến thức hoặc thành kiến có thể ngăn cản chúng tôi nhìn mọi thứ theo cách khác.
Đó là lý do tại sao khi tập hợp sự đa dạng về kinh nghiệm và kiến thức, chúng ta có thể nhìn qua lăng kính mới mẻ và tận dụng những cách suy nghĩ mới.
Khi chúng ta tập hợp sự đa dạng về kinh nghiệm và kiến thức, chúng ta có thể nhìn qua một lăng kính mới mẻ.
Nếu bạn tập hợp những người, nhóm hoặc phòng ban khác nhau, bạn có thể có nhiều giải pháp cụ thể rõ ràng hơn. Sự đa dạng trong suy nghĩ và kiến thức có thể khám phá thêm những lĩnh vực mới đưa chúng ta đến lợi ích khác.
- Phát triển và sàn lọc chúng thành những cái tốt hơn
Các quy trình hình thành ý tưởng hiệu quả không có cách tiếp cận đơn thuần là hy vọng. Mặc dù bạn có thể tạo ra các ý tưởng và hy vọng vào một trong những người chiến thắng,đôi khi nó hoạt động nhưng đó không phải là phương pháp mà hầu hết mọi người nên dựa vào.
Một quá trình hình thành ý tưởng đã được lên kế hoạch và chuẩn bị trước để giải quyết một khó khăn cụ thể hoặc hướng tới một mục tiêu nhất định sẽ giúp bạn hình thành những ý tưởng hiện có và dễ dàng hơn trong việc lựa chọn những ý tưởng phù hợp nhất.
Một quá trình hình thành ý tưởng tốt sẽ tạo cho bạn môi trường để phát triển và chắt lọc những ý tưởng tốt nhất. Rõ ràng, một số trong số đó sẽ cần nhiều thời gian hơn để đánh giá và hoàn thiện. Giả sử bạn có những ý tưởng khác nhau về cách chuyển sang năng lượng bền vững hơn. Hầu hết các ý tưởng tốt sẽ khá phức tạp và sẽ cần một số cân nhắc kỹ lưỡng để trở nên tốt hơn, trước khi được chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Và điều này được liên kết với điểm tiếp theo trong danh sách của chúng tôi.
- Giúp bạn ưu tiên các ý tưởng và chọn những ý tưởng hứa hẹn nhất
Lấy ví dụ nêu trên, nhiều ý kiến xung quanh việc sử dụng năng lượng bền vững sẽ rất phức tạp. Một quá trình lên ý tưởng được lập kế hoạch tốt sẽ giúp bạn ưu tiên những ý tưởng này và chọn những ý tưởng có tiềm năng thực hiện cao nhất.
Việc đánh giá các ý tưởng và chọn cái nào để tiếp tục thực hiện có thể trở nên phức tạp, đặc biệt nếu bạn đang xử lý những ý tưởng phức tạp hơn. Vì vậy, điều quan trọng là phải tìm ra các tiêu chí nhất định để đánh giá và ưu tiên.
- Khuyến khích một nền văn hóa cởi mở, đổi mới
Lý tưởng không chỉ là về những ý tưởng. Nó liên quan đến văn hóa được nuôi dưỡng trong tổ chức. Khi mọi người được khuyến khích tham gia và nói lên suy nghĩ của mình một cách minh bạch, họ sẽ cảm thấy gắn kết hơn tạo nên cảm giác thân thuộc và họ đóng góp tích cực vào điểm mấu chốt và nêu lên suy nghĩ của mình.
Các công cụ và kỹ thuật cho việc lên ý tưởng
Lên ý tưởng có nghĩa là tìm kiếm các giải pháp, ý tưởng, cơ hội, tất cả đều hướng đến mục tiêu mang lại nhiều đổi mới hơn cho tổ chức. Tuy nhiên, có rất nhiều trở ngại có thể cản trở con đường đổi mới và quản lý lý tưởng tệ có thể là một trong những cản trở đó.
Để ngăn lý tưởng cản trở con đường đổi mới, bạn cần loại bỏ mọi rào cản không cần thiết khỏi quy trình. Ví dụ: cho phép mọi người đóng góp ý tưởng bất cứ khi nào họ cảm thấy có cảm hứng thú.
Hầu hết chúng ta đều gặp những khoảnh khắc tâm lý tại các địa điểm ít được mong đợi nhất. Thậm chí nhiều hơn, nếu bạn bó buộc quá trình hình thành ý tưởng của mình trong một hội thảo hoặc phiên họp, không chỉ những người hướng nội ít có khả năng tham gia hơn mà bạn còn có nguy cơ đưa những ý tưởng hay vào điểm trung bình của nhóm và kết thúc bằng một thỏa thuận nhạt nhẽo.
Ý tưởng không nhất thiết phải gắn liền với một sự kiện hoặc một không gian để xảy ra, tuy nhiên có nhiều công cụ và kỹ thuật có thể giúp bạn tạo ra một quy trình lý tưởng tốt hơn. Đương nhiên, một số dự án nhỏ sẽ được hưởng lợi từ một hoạt động tập trung hơn như động não, vì vậy cuối cùng tất cả đều phụ thuộc vào mục tiêu của bạn và những gì bạn muốn đạt được.
Để rõ ràng hơn, chúng tôi đã liệt kê bên dưới một số công cụ và kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng dù chúng có liên quan đến việc hình thành, lựa chọn hay phát triển ý tưởng hay không.
-
Xác định và giao tiếp
Động não là phương pháp phổ biến nhất khi đề cập đến ý tưởng nhưng nó có thể dẫn đến ít ý tưởng hơn.
Thay vì lao thẳng vào động não khi bạn muốn có thêm ý tưởng xung quanh một chủ đề cụ thể, bạn cũng nên xem xét các phương pháp khác.
- Thử thách ý tưởng
Thách thức ý tưởng là một phương pháp lý tưởng tập trung tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề, tính chất hoặc lĩnh vực cải tiến cụ thể. Tóm lại, bạn quyết định một câu hỏi mà bạn muốn giải quyết với một đối tượng cụ thể.
Chủ đề này khá rộng và đó là lý do tại sao chúng tôi cũng tạo ra một bộ công cụ toàn diện cho những thách thức về ý tưởng. Với mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ tóm tắt các khái niệm cơ bản. Vì vậy, những thách thức về ý tưởng có thể được chia thành hai giai đoạn: vấn đề và giải pháp.
Trong giai đoạn hình thành ý tưởng ban đầu, bạn tập trung thử thách ý tưởng của mình vào vấn đề, bằng cách khám phá và xác định nó trước tiên, sau đó bạn tiếp tục với giai đoạn giải pháp.
Thử thách ý tưởng là một cách tuyệt vời để tập hợp toàn bộ tổ chức xung quanh một mục tiêu chiến lược và nhận được ý kiến đóng góp sáng tạo của mọi người để tìm ra giải pháp cho các vấn đề cụ thể. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng vẫn cần chuẩn bị và nguồn lực để lập kế hoạch và thực hiện nó.
Thử thách ý tưởng là một cách tuyệt vời để tập hợp toàn bộ tổ chức xung quanh một mục tiêu chiến lược.
Ngoài ra, nếu bạn tin rằng thử thách của mình chỉ cần sự đóng góp của một số ít chuyên gia, chẳng hạn như một nhóm nhỏ hiểu rất rõ chủ đề thì đây có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho tình huống này. Nhưng có rất nhiều công cụ tạo ý tưởng khác mà bạn có thể lựa chọn.
- Các thẻ động não
Thẻ động não là một công cụ được phát triển bởi Board of Innovation để giúp bạn tạo ra nhiều ý tưởng mới cho khó khăn mà bạn có thể đang thực hiện. Nó được sử dụng giống như một trò chơi, các lá bài có 52 trình kích hoạt để giúp bạn xem xét các yếu tố bên ngoài như xu hướng xã hội, công nghệ mới và quy định trong doanh nghiệp.
Một cách đơn giản và thú vị để đưa ra ý tưởng sử dụng tốt nhất trong phiên động não, nơi bạn có thể phát triển nhiều ý tưởng sáng tạo. Hãy chắc chắn rằng bạn cho mọi người một khoảng thời gian riêng để sáng tạo trước khi bạn tập hợp họ lại với nhau để thảo luận và phát triển ý tưởng của họ.
-
Đánh giá và lựa chọn
Mọi tổ chức đều có nhiều ý tưởng hơn mức họ có thể thực hiện, vì vậy việc lựa chọn ý tưởng nào để thực hiện luôn là điều quan trọng. Nếu bạn đã từng cố gắng quyết định giữa một số ý tưởng, nó có thể trở nên khá phức tạp và đôi khi thậm chí khiến bạn nản chí . Đó là điều đương nhiên với những bất ổn và rủi ro mà bạn phải đối phó.
Tuy nhiên, đây là một phần quan trọng nếu bạn thực sự muốn xác định những ý tưởng nào có khả năng giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Vì vậy khi bạn muốn đánh giá ý tưởng, trước tiên bạn nên biết rằng các loại ý tưởng khác nhau nên được đánh giá khác nhau. Một ý tưởng liên quan đến cải tiến gia tăng sẽ được đánh giá theo một cách khác, nhẹ nhàng hơn nhiều so với một ý tưởng mới cho một doanh nghiệp (ý tưởng đột phá).
- Ma trận tác động-nỗ lực
Việc phân biệt giữa các loại ý tưởng sẽ định hướng các lựa chọn trong quá trình cũng như các tiêu chí đánh giá.
Ví dụ, nếu bạn phải chọn từ các ý tưởng cải tiến gia tăng khác nhau, hãy đánh giá xem chúng phù hợp với các ưu tiên hiện tại như thế nào, tiềm năng kinh doanh của chúng là gì và nỗ lực cần thiết để thực hiện là gì.
Đây chủ yếu được gọi là đánh giá tác động-nỗ lực. Bạn có thể sử dụng ma trận nỗ lực tác động để xác định những ý tưởng nào có vẻ dễ thực hiện hơn đồng thời mang lại tác động thuận lợi nhất cho tổ chức.
Trong hình trên, bạn có thể thấy bốn góc phần tư. Hai cái đầu tiên là những cái nên được thực hiện trước. Tóm lại, nỗ lực thực hiện càng thấp và tác động càng cao thì càng tốt.
Ma trận này có thể giúp bạn bắt đầu công việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và cung cấp cho bạn khuôn khổ để đưa ra các quyết định sáng suốt. Tuy nhiên, bạn vẫn nên xử lý các ý tưởng riêng lẻ và cân nhắc rằng không phải tất cả các ý tưởng đều có thể được ưu tiên sử dụng cùng một mô hình. Đôi khi bạn phải đi xa hơn để tìm ra các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Công cụ quản lý ý tưởng
Bạn có phương pháp lựa chọn ý tưởng để theo đuổi, nhưng làm thế nào để quản lý tất cả thông tin? Cách dễ nhất, minh bạch nhất để thực hiện điều này là sử dụng một công cụ quản lý ý tưởng. Mặc dù có những lựa chọn khác, chúng tôi tin rằng Viima vẫn là công cụ tốt nhất cho việc này. Với Viima, bạn có thể tổ chức và tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, như tính điểm đánh giá, so sánh kết quả và tính minh bạch cho tất cả những người tham gia vào quy trình.
- Quy trình cổng giai đoạn
Quy trình cổng giai đoạn, còn được gọi là giai đoạn của mỗi quy trình có lẽ là quy trình nổi tiếng nhất để lựa chọn ý tưởng của bạn vì nó giúp bạn giảm bớt sự không chắc chắn. Bạn có thể tạo một lộ trình giúp tổ chức quy trình thành các giai đoạn nhỏ hơn có thể quản lý được. Nó hoạt động tốt nhất nếu có một bộ tiêu chuẩn đã thống nhất vì nó có thể làm rõ ràng cho các quy trình hơi mang tính mơ hồ.
Nguyên tắc cơ bản ở đây là bạn sẽ luôn có nhiều ý tưởng hơn là nguồn lực sẵn có.
Mô hình này giúp bạn đảm bảo tính nhất quán giữa các ý tưởng của mình và loại bỏ những ý tưởng không tốt hoặc quá giống nhau. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng điều này hoạt động tốt nhất trong môi trường có thể dự đoán cao, nơi bạn đang cố gắng giải quyết hầu hết các thách thức kỹ thuật. Nếu bạn đang theo đuổi những ý tưởng kiểu phá cách, quy trình cổng giai đoạn thường không phải là giải pháp tốt nhất.
Lưu ý rằng khi phát triển và đánh giá các ý tưởng không phải lúc nào bạn cũng có thể hoàn thành nó ngay từ văn phòng của mình. Đôi khi bạn cần phải ra ngoài đó để kiểm tra các giả định của mình và tìm hiểu xem các ý tưởng đó có tốt hay khôn cũng như để hiểu cách làm cho chúng tốt hơn.
Đôi khi bạn cần phải ra ngoài đó để kiểm tra các giả định của mình và tìm hiểu xem các ý tưởng đó có tốt hay không cũng như để hiểu cách làm cho chúng tốt hơn.
-
Sàn lọc và phát triển
- Phân cảnh
Một tùy chọn khác hoạt động cho các phiên trực tiếp không chỉ là phân cảnh. Đây là một công cụ có thể giúp bạn khám phá các ý tưởng hiện có theo cách trực quan để bạn có thể hiểu rõ hơn về mối liên hệ giữa một số ý tưởng trong số chúng.
Bạn không cần phải vẽ một câu chuyện mà chỉ cần viết ra một chuỗi các sự kiện bắt đầu từ ý tưởng của bạn. Bạn có thể sử dụng làm nghiên cứu để hiểu thêm về những ý tưởng có ý nghĩa hơn để xem xét phát triển.
- Tư duy tương tự
Rất ít khả năng bạn sẽ nảy ra một ý tưởng hoàn toàn mới mà chưa ai từng nghĩ đến. Có thể, ý tưởng “mới” là sự kết hợp của những ý tưởng đã có.
Tư duy tương tự có thể giúp bạn ghép các mảnh lại với nhau. Công cụ này được sử dụng để tinh chỉnh và phát triển các ý tưởng vì bạn có thể lấy thông tin đã có từ một nguồn và áp dụng chúng cho vấn đề của mình.
Ví dụ: áp dụng tư duy loại suy để nghiên cứu các doanh nghiệp khác trong thị trường hoặc các ngành và sử dụng thông tin đó để phát triển ý tưởng.
Bạn không cần phải cố công lặp lại những gì đã làm. Giải pháp tốt nhất có thể đã tồn tại, bạn chỉ cần thực hiện và điều chỉnh chúng cho phù hợp. Bạn bắt đầu với một khung hình tư duy tương tự đơn giản, một mặt bạn thêm các công ty đã nghiên cứu của mình và mặt khác, sau khi động não cả cá nhân và cả nhóm, bạn thêm các ý tưởng được truyền cảm hứng từ những doanh nghiệp thành công đó. Bảy bước đơn giản của bài tập này được giải thích trên Board of Innovation.
Hãy nhớ rằng tư duy loại suy không chỉ là về một công cụ duy nhất, đó còn là tư duy mà bạn có thể áp dụng nhiều lần trong công việc của mình. Nắm bắt khái niệm này một cách có hệ thống sẽ mở ra những chân trời mới.
- Suy nghĩ ngược lại
Một công cụ khác có thể được sử dụng trong giai đoạn phát triển giải pháp trong quá trình hình thành ý tưởng là suy nghĩ ngược lại. Nó có thể phức tạp hơn một chút so với suy nghĩ loại suy nhưng đó là một cách tuyệt vời để cung cấp cho bạn cách tiếp cận có cấu trúc hơn về những ý tưởng độc đáo. Mục đích là khiến bạn phải đặt câu hỏi về những giả định lâu nay của mình.
Với công cụ này, bạn có thể thử thách tư duy của chính mình và mở rộng tầm nhìn cũng như tìm ra những cách mới, bất ngờ để phát triển một giải pháp. Ví dụ, bạn bắt đầu bằng cách liệt kê các giả định của mình và sau đó bạn đưa ra một tuyên bố phủ định mâu thuẫn với giả định. Điều này có thể được sử dụng ngay cả bên ngoài quá trình hình thành ý tưởng của bạn như một phương pháp để thay đổi quan điểm và nhìn nhận vấn đề từ các góc độ khác nhau.
Những thách thức chính cho ý tưởng
Trước khi chọn bất kỳ công cụ nào trong số này, bạn cũng nên biết một số thách thức trong việc thực hiện ý tưởng trong thực tế. Những thách thức như vậy có thể nảy sinh trong bất kỳ lĩnh vực nào của quá trình hình thành ý tưởng. Bạn có thể chọn ý tưởng tốt nhất và phát triển nó, nhưng việc phân phối vẫn có thể thất bại.
Ví dụ, Sony Reader là tiền thân của Amazon’s Kindle. Họ đã có một sản phẩm tuyệt vời nhưng thực hiện không thành công. Một số người nói rằng Amazon đã đưa ra một phiên bản kém hiệu quả hơn của cùng một ý tưởng nhưng họ đã xuất sắc đưa nó ra thị trường.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều thách thức ở phía trước. Vì vậy, hãy cùng điểm qua một số điều có thể không rõ ràng nhưng có khiến bạn thất bại trong quá trình hình thành ý tưởng và cách thực hiện chúng.
- “Chức năng cố định”
Tính cố định chức năng là một thuật ngữ mô tả chung về sự không có khả năng nhận ra rằng một cái gì đó có chức năng cụ thể cũng có thể được sử dụng với các chức năng khác nhau. Loại thiên kiến nhận thức này có thể ảnh hưởng đến khả năng suy nghĩ sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới của chúng ta.
Để khắc phục điều này trong bối cảnh lý tưởng, hãy thử đặt những câu hỏi như “tại sao không” hoặc “nếu”. Một ví dụ tuyệt vời về điều này là cách Van Philips nghĩ “tại sao chân tay giả lại giống chân người?”. Điều này đã khiến anh ấy tạo ra những chiếc lưỡi hình chữ C dành cho những người bị cụt tay. Quan sát động vật và cơ chế của ván lặn và trụ cột, anh ấy không tập trung vào cấu trúc xương, mà tập trung vào dây chằng và gân và cách chúng có thể được tái tạo.
Từ những năm 1970, chân tay giả đã có một chặng đường dài và ngày nay các vận động viên Paralympic thậm chí có thể chạy nhanh hơn những người có chức năng tứ chi. Tất nhiên, sự phát triển của một sản phẩm phức tạp, sáng tạo như vậy còn hơn cả một khoảnh khắc.
Một yếu tố quan trọng có thể góp phần vào thành công của Van Philips là anh ấy đã tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề cũng ảnh hưởng đến anh ấy, đó là bị mất một chân trong một vụ tai nạn. Anh ấy không phải là một chuyên gia trong lĩnh vực này, anh ấy không phải là một bác sĩ hay một bác sĩ phẫu thuật nên anh ấy không có kinh nghiệm và điều này sẽ cản trở khả năng sáng tạo của anh ấy. Và nó đưa chúng ta đến điểm tiếp theo.
- “Kênh thông tin nghề nghiệp”
Thuật ngữ vay mượn từ tiếng Pháp này là một thành kiến nhận thức khác cho thấy chuyên môn không phải lúc nào cũng là công thức để thành công. Cũng giống như trong ví dụ trước của chúng tôi, đôi khi những người đưa ra ý tưởng tốt nhất không nhất thiết phải là chuyên gia trong lĩnh vực mà họ đổi mới.
Tất nhiên, khi trở thành một chuyên gia không phải là một điều xấu nhưng trong một số bối cảnh nhất định, chẳng hạn như lý tưởng, điều đó có thể bị hạn chế. Chúng ta có xu hướng nhìn thế giới thông qua những công việc mà chúng ta có, vì vậy thật dễ dàng để bỏ qua những khả năng mới trên đường chân trời.
Đó là lý do tại sao việc đưa đúng người vào quá trình hình thành ý tưởng của bạn là vô cùng quan trọng. Và “đúng” ở đây không có nghĩa là những người giỏi nhất, giàu kinh nghiệm nhất trong lĩnh vực này mà là những người đa dạng, có nền tảng, kỹ năng và kiến thức khác nhau. Để làm được điều này, bạn cần có một tâm hồn cởi mở và gạt bỏ suy nghĩ “đây là cách chúng tôi làm mọi việc ở đây”. Sự cởi mở này cũng rất quan trọng đối với các chuyên gia trong lĩnh vực có thể cung cấp hướng dẫn và kiến thức để sàng lọc và thực hiện những ý tưởng đó.
- Nó có thể hỗn loạn
Ý tưởng thường gắn liền với các phiên họp nhóm, bài đăng trên tường và các sự kiện vui nhộn. Mặc dù những hoạt động này có thể có thời gian và địa điểm, nhưng kết quả của những hoạt động như vậy có thể hỗn loạn và lộn xộn, và rất nhiều ý tưởng hay thường bị mất trong quá trình này. Ngay cả khi hoạt động được hướng dẫn, các ý tưởng được viết ra và truyền lại khiến cho quy trình làm việc này vẫn rất hạn chế.
Vấn đề ở đây là không có một cách cấu trúc nào để xử lý các ý tưởng đã được tạo ra. Mọi người sẽ sớm trở nên chán nản nếu các ý tưởng không được tiếp tục phát triển hoặc nếu họ không biết kết quả đóng góp của mình. Như đã đề cập, các hội thảo này có thể hoạt động trong một số trường hợp nhất định, nhưng nếu bạn muốn tối đa hóa cơ hội thành công với việc lập ý tưởng, tốt nhất là sử dụng một công cụ lập ý tưởng hoặc kết hợp với các phương pháp này.
Với một công cụ lý tưởng, bạn có thể chia sẻ một cách minh bạch các ý tưởng, thu thập phản hồi, tinh chỉnh, đánh giá và phát triển chúng hơn nữa. Thay vì cố gắng lặp lại ý tưởng cũ, một công cụ lý tưởng có thể tăng cường chia sẻ kiến thức một cách đáng kể và cho phép mọi người tiếp tục xây dựng dựa trên công cụ hiện có.
- Các yếu tố thành công chính cho lý tưởng
Như bạn có thể đã hình dung ngay bây giờ, lên ý tưởng không phải là phần khó nhất trong quá trình này. Một số ý tưởng vĩ đại nhất đã phải đợi nhiều năm trước khi thực hiện. Ví dụ, ý tưởng về điện thoại di động có thể bắt nguồn từ đầu những năm 1900, nhưng phải mất rất nhiều cải tiến, phát triển và các công nghệ khác mới được phát minh ra trước khi chúng ta có chiếc điện thoại di động thực sự đầu tiên.
Vì vậy, nếu bạn muốn thành công trong việc lên ý tưởng, hãy nhớ rằng không chỉ có ý tưởng và thu thập chúng để sử dụng sau này. Bạn sẽ luôn có những ý tưởng cần phải chờ đến lượt, nhưng nếu bạn tạo một kế hoạch có cấu trúc tốt và tập hợp chúng trong bối cảnh của một dự án, rất có thể việc hoàn thành chúng sẽ dễ dàng hơn
Và bây giờ chúng ta đã thấy một số thách thức lớn của ý tưởng, hãy xem bạn có thể làm gì khác đi để tăng tỷ lệ thành công của mình.
- Điều chỉnh lý tưởng với các mục tiêu chiến lược
Bất kể bạn đang tìm kiếm loại giải pháp và ý tưởng nào, điều cần thiết là phải đặt mục tiêu có thể định lượng được cho lý tưởng của bạn. Mục tiêu bạn chọn phải dễ đạt được nhưng cũng phải đủ tham vọng.
Mục tiêu này là theo đuổi một chương trình nghị sự dài hạn hay chỉ là một lần? Ý tưởng sẽ chuyển tiếp như thế nào, ai là người phụ trách, v.v. Bước này cũng sẽ cung cấp một số thông tin rõ ràng về vấn đề hoặc cơ hội mà bạn đang nỗ lực giải quyết. Một kế hoạch chi tiết phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức sẽ giúp mọi thứ dễ dàng hơn trên đường đi.
- Phương pháp tiếp cận có cấu trúc và phương pháp
Chỉ riêng ý tưởng không thể thực hiện đổi mới và các hoạt động đổi mới cá nhân sẽ không mang lại kết quả có tác động lâu dài. Bạn cần một cách tiếp cận có hệ thống đối với lý tưởng, để biến nó thành một phần của công việc hàng ngày. Trên thực tế, bạn nên nghĩ về lý tưởng như một tư duy gắn liền với văn hóa của tổ chức.
Tất nhiên, xây dựng một nền văn hóa đổi mới là một chủ đề phức tạp hơn nhiều, nhưng đó là điều bạn cần phải phấn đấu. Huấn luyện tâm trí của bạn và nhân viên của bạn để suy nghĩ về lý tưởng như một hoạt động thường xuyên hàng ngày, không phải là điều gì đó xảy ra tại các địa điểm hai năm một lần.
Đôi khi hoàn toàn ổn nếu có các hoạt động một lần nhưng các khía cạnh cấu trúc và phương pháp vẫn rất cần thiết. Bạn phải tìm ra cách biến những ý tưởng thô sơ thành một thứ thực sự có thể tạo ra giá trị. Đối với điều này, điều quan trọng là phải phân bổ trước các nguồn lực và chuẩn bị sẵn mạng lưới an toàn để thực hiện những ý tưởng này.
- Đặt câu hỏi đúng
Bằng cách đặt câu hỏi phù hợp, bạn có thể chuyển từ việc xác định đúng vấn đề sang việc tạo ra giải pháp. Tất nhiên, nói thì dễ hơn làm, nhưng việc đưa ra những ý tưởng xuất sắc chưa bao giờ là điều dễ dàng.
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa nỗ lực lý tưởng của mình, trước tiên bạn nên đi sâu vào cốt lõi của vấn đề và chia nó thành những thứ cơ bản, nhỏ hơn. Tư duy nguyên tắc đầu tiên này giúp tập trung và định hình vấn đề tốt hơn. Một số câu hỏi sau là:
- Điều gì chúng ta chắc chắn biết là đúng?
- Điều gì được mọi người cho là đúng nhưng không đúng?
- Điều gì có thể nhưng hiện tại không phải vì một lý do nào đó?
- Có ai khác đã giải quyết một vấn đề tương tự?
Những điều này cũng sẽ giúp bạn đặt câu hỏi về các giả định của mình và thay đổi quan điểm.
Hơn nữa, đừng ngại đặt tiêu chuẩn cao. Thay vì hỏi làm thế nào chúng ta có thể làm cho nó tốt hơn 10%, hãy hỏi làm thế nào để làm cho nó tốt hơn 10 lần. Đương nhiên, mục tiêu càng cao, bạn càng gặp nhiều khó khăn và đây là một bước tiến tốt. Thay vào đó, nó nên buộc mọi người phải sáng tạo hơn.
Nếu không có những ràng buộc, mọi người có xu hướng đưa ra các giải pháp đơn giản hoặc các đề xuất cải tiến nhỏ. Nhưng khi bạn định hình vấn đề tốt hơn và bạn đặt ra những mục tiêu rõ ràng, đầy tham vọng thì những ràng buộc đó có thể trở thành một lợi thế.
Nếu không có những ràng buộc, mọi người có xu hướng đưa ra các giải pháp đơn giản hoặc các đề xuất cải tiến nhỏ.
Để đảm bảo rằng mọi người đều biết cách đặt những câu hỏi phù hợp, hãy đào tạo mọi người trong tổ chức trở thành người hỗ trợ và khuyến khích cách tiếp cận này.
- Tìm đúng người
Để ý tưởng của bạn có hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải tham gia đúng người vào quá trình này. Đối với điều này, bạn cần phải xem xét mức độ liên quan, quy mô và khả năng tiếp cận.
Ba yếu tố này tương đối dễ hiểu, và bạn nên tìm sự cân bằng giữa chúng. Để đơn giản hóa mọi thứ, chúng ta có thể lấy một ví dụ đã đề cập trước đây. Nếu bạn đang tìm kiếm các ý tưởng và giải pháp về năng lượng bền vững và đây là một chủ đề rộng và phức tạp.
Vì vậy, trước tiên bạn sẽ cần các chuyên gia giúp bạn thu hẹp nó, tìm ra trọng tâm phù hợp và sau đó bắt tay vào thực hiện. Tuy nhiên, nếu bạn có một chủ đề ít cụ thể hơn liên quan đến nhiều người trong tổ chức, chẳng hạn như làm thế nào để giảm lãng phí trong văn phòng, thì bạn có thể tiếp cận được nhiều đối tượng hơn.
Ý tưởng là những người phù hợp sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và yêu cầu của bạn và tất cả ba yếu tố này sẽ thay đổi tương ứng.
- Thể hiện và kiểm tra các giả định đằng sau các ý tưởng
Mặc dù có thể bạn chủ yếu tập trung vào việc thu thập và đánh giá các ý tưởng nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm sai các giả định của mình. Bạn sẽ không bao giờ loại bỏ hoàn toàn sự không chắc chắn nhưng để giảm thiểu nó bạn nên luôn kiểm tra các giả định trong thế giới thực.
Hơn nữa, bạn có thể kết thúc với những ý tưởng thực sự tệ, ngay cả khi vấn đề cơ bản mà họ giải quyết thực sự quan trọng. Do đó, bạn có thể nhận được nhiều giá trị hơn trong việc trình bày rõ vấn đề, hơn là ở chính các ý tưởng. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là tạo thói quen cho mọi người tham gia vào ý tưởng là thể hiện rõ ràng các giả định đằng sau ý tưởng của họ.
- Yêu vấn đề, không phải ý tưởng
Rút ra từ câu nói nổi tiếng “học cách yêu vấn đề, không phải giải pháp”, chúng ta có thể mở rộng suy nghĩ tương tự cho các ý tưởng. Các ý tưởng thường bắt đầu với những giả định mà trừ khi chưa được kiểm tra nó có thể dẫn bạn đi sai hướng.
Vì vậy, yêu thích vấn đề, trong trường hợp này là đi sâu vào tìm hiểu vấn đề vì đó là cách bạn có được những ý tưởng có thể mang lại giá trị. Và cho đến khi bạn kiểm tra những ý tưởng đó, bạn sẽ không biết mình có sai hay không. Chắc chắn rằng vấn đề và ý tưởng sẽ theo sau.
- Loại bỏ các rào cản
Bên cạnh những mục tiêu bạn đặt ra cho lý tưởng của mình, cuối cùng điều bạn muốn đạt được là thực hiện một số ý tưởng mà bạn đã tạo ra. Mặc dù thực hiện ý tưởng là giai đoạn cuối cùng của hành trình ý tưởng và nó nằm ngoài quá trình hình thành ý tưởng, bạn vẫn cần chuẩn bị cơ sở và loại bỏ bất kỳ rào cản nào có thể cản trở việc hoàn thành ý tưởng.
Bước đầu tiên, hãy giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin, cung cấp phản hồi và cho phép mọi người xây dựng dựa trên ý tưởng của người khác một cách công khai. Điều này có thể xây dựng các quy trình và công cụ phù hợp. Tuy nhiên, bạn sẽ gặp phải những rào cản khác mà bạn cần chú ý, chẳng hạn như tình trạng quan liêu, thiếu quy trình và công cụ. Điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo trong danh sách.
- Sử dụng một công cụ lý tưởng
Hãy đối mặt với nó, việc đăng tải và ghi chú trên bảng trắng sẽ không còn ảnh hưởng đến nó nữa, đặc biệt là trong thời đại ngày nay khi có rất nhiều hoạt động diễn ra từ xa. Bạn cần chuyển sang kỹ thuật số và các công cụ quản lý ý tưởng có thể giúp tổ chức và nâng cao ý tưởng cũng như theo dõi toàn bộ quá trình.
Có rất nhiều công cụ quản lý ý tưởng trên mạng, một số công cụ hữu ích hơn những công cụ khác. Tùy thuộc vào mục đích mà bạn chọn những gì phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều quan trọng là phải có một quy trình hiệu quả để quản lý các ý tưởng, không chỉ để thu thập chúng. Quy trình sẽ khác nhau đối với mỗi tổ chức.
Không phải là chúng tôi muốn quảng bá nhưng sử dụng Viima để thiết lập quy trình là một cách tuyệt vời để bắt đầu vì nó hoàn toàn miễn phí và bạn sẽ sử dụng được chỉ sau vài phút.
Kết luận
Chúng tôi muốn lưu ý rằng ý tưởng là điểm khởi đầu của mọi đổi mới và mặc dù có nhiều ý tưởng để lựa chọn là điều tuyệt vời nhưng điều gì xảy ra tiếp theo thậm chí còn quan trọng hơn. Hiển nhiên là nếu bạn không có ý tưởng, bạn không có sự đổi mới. Tuy nhiên, nếu không có gì xảy ra với những ý tưởng đó về mặt lựa chọn, phát triển và thực hiện, thì một lần nữa, sẽ không có sự đổi mới.
Vì vậy, mặc dù đôi khi lý tưởng có thể bị mang tiếng xấu, nhưng vấn đề thường không nằm ở lý tưởng mà là do thiếu các quy trình hệ thống để chuyển từ những ý tưởng mơ hồ đến các giải pháp được triển khai phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
Điểm mấu chốt là đừng nản lòng nếu bạn không thấy kết quả ngay lập tức. Ý tưởng có những hạn chế của nó nhưng nó là một phần quan trọng trong hành trình đổi mới. Chỉ cần đảm bảo rằng nó sẽ không dừng lại khi bạn đã nắm bắt được các ý tưởng.
Nói như vậy, hãy chắc chắn thực hiện theo quy trình, thực hiện từng bước và làm việc một cách có hệ thống để thực hiện ý tưởng của bạn.
Nếu bạn đang thực hiện quá trình hình thành ý tưởng của mình, cho dù bạn chỉ mới bắt đầu hay bạn đã tiến bộ hơn trong hành trình thì những thách thức về ý tưởng luôn có thể hữu ích.
Nguồn: Viima
