Hệ thống ERP đã được ứng dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia từ những thập kỷ trước; tại Việt Nam, các doanh nghiệp ngày càng cảm nhận được tác động mạnh mẽ của phần mềm này đối với các quy trình hoạt động. Không chỉ tự động hóa quá trình thực hiện mà còn nâng cao tính chính xác và tốc độ xử lý; giảm thiểu tối đa lỗi phát sinh từ những thao tác thủ công, góp phần gia tăng năng suất lao động và tiết kiệm chi phí.
Về phía nhà quản trị, phần mềm hỗ trợ tổng hợp và phân tích các dữ liệu trong thời gian thực nhằm củng cố tính khả thi của các chiến lược, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Càng hiểu rõ thành phần cấu trúc, chức năng hay nguyên tắc xây dựng hệ thống ERP, nhà quản lý càng dễ dàng lựa chọn phần mềm quản trị phù hợp.
Hệ thống ERP là gì?
ERP viết tắt của từ Enterprise Resource Planning nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phần mềm được sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: quản lý tài chính – kế toán; quản lý nguồn nhân lực; tồn kho, nguyên vật liệu, chuỗi cung ứng; quản lý khách hàng; tiếp thị,…
Từ những năm 1913 những hiểu biết đầu tiên về ERP đã được hình thành. Các quy luật bắt đầu thay đổi vào năm 1964 khi giải pháp hoạch định nguồn lực sản xuất MRP (Manufacturing Resource Planning) kết hợp với hệ thống máy tính được đưa vào sử dụng. MRP II tiếp tục là bước phát triển mới vào năm 1983. Đến năm 1990, thuật ngữ ERP xuất hiện đầu tiên khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP II.
Sau 1990, ERP được ứng dụng ở hầu hết mảng của một doanh nghiệp. Các tổ chức phi chính phủ, cơ quan chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng hệ thống ERP.
Năm 1996, DIGINET là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đặt nền móng cho ERP tại Việt Nam. Cho đến nay, hơn 25 năm phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp này ngày càng mở rộng và khẳng định được vai trò quan trọng của mình.
Cột mốc những năm 2000, ERP tiếp tục xuất hiện phiên bản “ERP +” linh hoạt hơn; tận dụng các tài nguyên tạo nên sợi dây liên kết mở rộng; hỗ trợ doanh nghiệp thuộc nhiều ngành/lĩnh vực khác nhau như: Thương mại, Dịch vụ, Xây dựng, Vận tải, Bất động sản, Sản xuất…
Đặc điểm và lợi ích của phần mềm
- Tích hợp trên một hệ thống quản trị duy nhất.
- Quản lý các hoạt động diễn ra trong thời gian thực.
- Cơ sở dữ liệu chung, tích hợp trên nhiều nền tảng: web app, mobile app.
- Các tùy chọn triển khai đa dạng như: triển khai tại chỗ, lưu trữ đám mây,…
- Hệ thống linh hoạt, dễ dàng liên kết tạo nên quy trình chuyên nghiệp, tự động.
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP chắc chắn sẽ làm thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và tốn một khoản ngân sách không nhỏ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống khi đi vào hoạt động sẽ có những đóng góp mạnh mẽ như tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:
- Tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống ERP; đảm bảo hoạt động diễn ra xuyên suốt.
- Thông tin được cập nhật theo thời gian thực; giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn dẫn đến các khiếu nại không đáng có.
- Thiết lập ERP giúp doanh nghiệp giảm được chi phí nhiều hơn khi đầu tư vào nhiều hệ thống riêng lẻ, rời rạc.
- Giao diện linh hoạt, dễ sử dụng; có khả năng tích hợp và mở rộng; có thể vận hành ở bất cứ nơi đâu trên bất kỳ thiết bị nào.
- Đơn giản hóa việc báo cáo; cung cấp đầy đủ và chính xác dữ liệu nhằm hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định.
- Tăng hiệu quả các hoạt động tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Từ đó đưa ra các chương trình phù hợp góp phần cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
- Hệ thống ERP gia tăng bảo mật dữ liệu. Các thao tác có thể được kiểm soát nhờ cơ chế phân quyền truy cập.
Chức năng chính của phần mềm ERP
ERP được cấu trúc từ các phân hệ (module) chức năng. Mỗi phân hệ được thiết lập để điều chỉnh một nhiệm vụ nhất định trong bộ máy vận hành. Đồng thời, giữa chúng vẫn có thể tương tác, kết nối với nhau nhằm đảm bảo dữ liệu được truyền đi một cách thống nhất.
Hệ thống ERP điển hình có đến hơn 80 phân hệ; với DIGINET ERP các phân hệ được chia thành 8 nhóm nhiệm vụ chính sau:
Quản lý kinh doanh
- Quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng
- Thiết lập giá, chiết khấu & khuyến mãi theo yêu cầu.
- Quản lý các quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý chuỗi cửa hàng, siêu thị, nhà sách,…
- Thiết lập chính sách thưởng bán hàng
- Thực hiện và quản lý hợp đồng của doanh nghiệp
Quản lý cung ứng
- Quản lý quy trình mua hàng từ lập đơn hàng đến trả hàng
- Quản lý tồn kho: hàng hóa, thành phẩm,…
- Tập hợp chi phí và tính giá thành
- Dự toán các chi phí giá thành trước sản xuất
- Quản lý các yêu cầu mua hàng
- Ghi nhận kết quả sản xuất và quản lý kho hàng
Quản lý sản xuất
- Quản lý hiệu quả quy trình sản xuất
- Thiết lập các định mức vật tư, máy móc, nhân công
- Thẩm định chất lượng các nguồn lực: nhân sự, thiết bị
- Cung cấp công cụ kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ
- Thiết lập và theo dõi lịch làm việc
- Quản lý hoạt động bảo dưỡng máy móc, thiết bị
Quản lý tài chính
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong doanh nghiệp
- Quản lý chi tiết hệ thống tài sản
- Quản lý các loại công nợ và ngân sách hoạt động
- Quản lý các khoản vay, chi phí trả trước, tiền gửi,….
- Lập các báo cáo Thuế, báo cáo tài chính, …
Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý nhân sự. Thực hiện hiệu quả nhiệm vụ chấm công, tính phép và tính lương
- Quản lý nghiệp vụ bảo hiểm theo quy định
- Thực hiện tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, thiết lập chính sách, chế độ, báo cáo,…
Công cụ quản lý chung
- Quản trị hệ thống
- Quy trình nghiệp vụ
- Thông tin dùng chung
- Nhập xuất dữ liệu
- Sao lưu dữ liệu tự động
- Cảnh báo nhắc nhở khi có phát sinh
Quản lý dự án
- Quản lý các dự án
- Quản lý thống nhất quy trình kinh doanh
- Thiết lập giá thành, chính sách cho dự án
- Quản lý các nguồn lực như: nhân sự, trang thiết bị
Cung cấp thông tin quản trị
Gồm các phân hệ cung cấp các thông tin tổng hợp như:
- Báo cáo quản trị BI (Business Intelligence)
- Báo cáo hợp nhất
- Quản lý dòng tiền
Doanh nghiệp nào nên đầu tư phần mềm ERP?
Hiện nay, hệ thống ERP viết theo yêu cầu có thể được triển khai theo 2 phương án: triển khai hệ thống hoàn chỉnh ngay từ đầu hoặc theo từng phân hệ. Doanh nghiệp dựa vào nhu cầu, điều kiện ngân sách và thời điểm để chọn phương án phù hợp.
Đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, hoạt động phức tạp thì một phần mềm ERP hoàn chỉnh, đầy đủ các phân hệ chức năng là lựa chọn tối ưu nhất nhằm:
- Tự động hóa ngay từ ban đầu; giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự nhiều hơn khi triển khai nhiều lần.
- Giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các bài toán quản trị ở tất cả các bộ phận.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên; một việc khá khó khăn trong doanh nghiệp hàng ngàn nhân viên khi chưa được phần mềm hỗ trợ.
- Tăng cường bảo mật dữ liệu, thông tin quan trọng.
Đối với doanh nghiệp quy mô vừa phải, hoạt động đơn giản nên triển khai ERP theo từng phân hệ hoặc chọn các phần mềm đóng gói. Bởi vì:
- Chi phí triển khai thấp hơn khi triển khai ERP hoàn chỉnh
- Tiết kiệm chi phí và thời gian vì có thể doanh nghiệp chưa cần hết các chức năng mà phần mềm cung cấp.
Tuy nhiên, thực tế vẫn có những trường hợp nằm ngoài các quy luật trên. Vì thế, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ càng và nhờ sự tư vấn chuyên môn từ nhà cung cấp uy tín.
Vì sao nên đầu tư vào hệ thống DIGINET ERP?
DIGINET ERP (tiền thân là Lemon3 ERP) là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp được phát triển bởi DIGINET Corp. Đúc kết hơn 25 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai của đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm và không ngừng sáng tạo để tìm ra giải pháp mới và hiệu quả.
Quy trình triển khai chặt chẽ, cơ chế phối hợp nhịp nhàng hướng đến hoàn thành đúng tiến độ dự án. Tập trung đào tạo từ tổng quan đến chuyên sâu nhằm “bình thường hóa” các tương tác giữa phần mềm và người sử dụng.
Tỷ lệ triển khai thành công cao cho nhiều doanh nghiệp quy mô hàng ngàn nhân viên, thuộc nhiều lĩnh vực như: Sản xuất, Thương mại, Dịch vụ, Logistic, Du lịch, Bất động sản, Xây dựng,…Có thể kể đến các thương hiệu có tiếng gồm: Shiseido, Cadisun, Sadeco, Saigontourist, Gemadept, Tan Cang Logistic, Novaland,….
